1 febbraio 2011

Metodo rapido per organizzare file e cartelle


Breve post per suggerire un metodo di organizzazione di file e cartelle sul computer.
Innanzitutto, create una cartella personale con il vostro nome.
All’interno, create tante cartelle quanti sono i settori di interesse (es, lavoro, sito, blog, varie, ecc.). Per ordinarli in termini di importanza fate precedere al nome un numero progressivo a due cifre: es:
01-Lavoro, 02-Sito, 03-Varie.
Lo zero impedisce che scrivendo 10 la cartella passi davanti a 2, 3, ecc.
All’interno di ogni cartella creare le altre sottocartelle necessarie con la stessa modalità.
Ad esempio, in 01-LAVORO:
01-Clienti, 02-Lavori, 03-Fatture, ecc.
Continuare in questo modo per tutte le sottocartelle necessarie. L’unica eccezione, per quel che mi riguarda, sono i clienti: faccio una cartella per ogni cliente, nominandola con il nome completo del cliente. In questo modo ho un elenco dei clienti in ordine alfabetico. Utile anche se devo fare una stampa della finestra dei clienti da Esplora risorse.
Una cosa analoga può essere fatta per i fornitori.
All’interno di ogni cartella cliente faccio una cartella per ogni pratica, nominandola con il nome della pratica, in modo da trovare subito quella che mi serve.
Creo poi un file di Excel con l’elenco dei lavori con cliente, numero pratica (può essere un mio numero interno progressivo o il numero che gli attribuisce il cliente – La cartella del lavoro verrà chiamata con lo stesso nome/numero), data di conferimento incarico, data di consegna lavoro, prezzo corrisposto, numero fattura, data di pagamento. Le voci da inserire in questo Elenco lavori sono a discrezione personale.
So solo che ho provato vari software di fatturazione (specifici per traduttori e non), ma continuo a preferire un bel foglio di lavoro Excel per le opportunità di personalizzazione e la facilità d’uso.
In questo modo posso anche fare delle semplici statistiche ad uso personale (per es. quanti lavori per mese, se ho consegnato lavori oltre la scadenza, quante pratiche mi ha dato il singolo cliente, e così via).
Con questo semplicissimo metodo di organizzazione ho una visualizzazione che riflette l’importanza delle varie cartelle e ritrovo facilmente e rapidamente quello che mi serve, senza dover cercare per tutto il PC ogni volta. E’ vero che c’è la funzione cerca, ma in questo modo ho anche maggiormente sotto controllo la situazione.
E voi, ne avete uno migliore?

2 commenti:

  1. Ciao,
    io grosso modo ho organizzato le cartelle come te, anche se i vari progetti di ciascun cliente li ordino con un criterio cronologico, e non alfabetico, per avere sempre quelli più recenti in alto.
    Non ho, invece, un foglio Excel come il tuo. A fine mese, per verificare gli ordini da inserire nelle fatture, consulto la mia agenda, dove ho segnato, sulla pagina del riepilogo del mese, tutte i lavori man mano consegnati. Se alla fine li ho cancellati tutti, vuol dire che non manca niente!
    Qualche statistica la estraggo anch'io, ma dal file Excel del bilancio, dove ho creato delle tabelle pivot proprio a questo scopo.
    Grazie per questo articolo e buon lavoro!

    Chiara

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  2. Ciao,
    vedo che comunque non tutti abbiamo bisogno di software di gestione lavori. Io preferisco un file di excel perché in un solo foglio ho la visione di insieme e perché in qualche modo mi obbliga a essere ordinata. All'inizio tenevo anch'io un'agenda, ma sono disordinata e oltre a perdere l'agenda mi dimenticavo di scrivere gli impegni o di consultarla.
    Buon lavoro anche a te e grazie per la visita al mio blog
    Silvia

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